LMU IT-Servicedesk
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Nutzungshinweise für die Verwendung des Videokonferenztools Zoom

Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Zoom als Hilfsmittel für die Verwaltung, Lehre und Forschung

Für virtuelle Besprechungen in der Verwaltung sowie Online-Veranstaltungen und Online-Kurse und Webinare in Lehre und Forschung stehen das Tool DFNconf (Website des Tools DFNconf, externer Link) und das Tool "Meet" (Website des LRZ Tools Meet, externer Link) zur Verfügung. Ebenso kann für etwaige Abstimmungen das Tool EvaSys genutzt werden. Soweit diese Tools nicht geeignet - d.h. nicht leistungsstark genug – sind, dienstliche Aufgaben zu erfüllen, kann alternativ und restriktiv (soweit erforderlich) das Tool Zoom (Website des Dienstleisters Zoom, Hauptseite, externer Link, auf Englisch) eingesetzt werden. Der Einsatz von Zoom wurde von der Hochschulleitung zur Nutzung freigegeben.

Die LMU stellt für die Nutzung von Zoom zentrale EDU-Lizenzen (Funktionsumfang entspricht der Business-Lizenz) zur Verfügung. Bitte beachten Sie dabei, Zoom ausschließlich in der Version 5.0 oder neuer zu verwenden, da bestimmte datenschutzrechtliche Aspekte (wie z.B. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung) erst ab dieser Version unterstützt werden.

Bei der Bereitstellung von Zoom wurde berücksichtigt, dass Zoom zahlreiche Änderungen vorgenommen, Sicherheitslücken geschlossen und technische Fehler behoben hat. Ebenso hat Zoom die Datenschutzrichtlinien angepasst und den Abschluss der EU-Standardvertragsklauseln unverzüglich vorgenommen, nachdem das EU-US-Privacy-Shield für unwirksam erklärt wurde. Positiv zu berücksichtigen ist auch, dass Zoom auf etwaige Kritik der Aufsichtsbehörden unverzüglich reagiert und erforderliche Maßnahmen getroffen hat (z.B. das Angebot einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung). Im Übrigen bietet Zoom zahlreiche Einstellungsmöglichkeiten für die Nutzer, um die Datensicherheit weiter zu erhöhen. Für besonders vertrauliche Korrespondenzen stehen im Übrigen geeignete Alternativen kostenfrei zur Verfügung.

Voraussetzungen für eine zulässige Nutzung

  • Die Nutzung von Zoom steht für die dienstliche Tätigkeit zur Erfüllung der gesetzmäßigen Aufgaben der LMU zur Verfügung und soll die Zusammenarbeit ermöglichen, fördern und verbessern. Eine Nutzung für private Zwecke im Rahmen der von der LMU zur Verfügung gestellten Lizenzen ist unzulässig.
  • Die Zoom-Business-Lizenzen der LMU dürfen nur von LMU Angehörigen genutzt werden.
  • Eine Verhaltens- und Leistungskontrolle auf Basis der Nutzung von Zoom findet nicht statt und ist unzulässig, ebenso die Erstellung von personenbezogenen Statistiken.
  • Das Mindestalter für die Nutzung von Zoom im Rahmen der LMU-Lizenzen ist 16 Jahre.
  • Es sollten in der Regel keine Inhalte über diesen Dienst ausgetauscht werden, die einen hohen Schutzbedarf haben oder streng vertraulich sind. Ausgeschlossen ist die Nutzung, soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, z.B. Gesundheitsdaten, oder Daten betroffen sind, die als Streng geheim, Geheim, VS-Vertraulich oder VS-Nur für den Dienstgebrauch eingestuft sind.
  • Der Dienst sollte in der Regel nicht für die Durchführung von Berufungsverfahren oder Bewerbungsgesprächen genutzt werden. Für diese Themen können Sie DFNconf, LRZ meet oder andere als sicher eingestufte Tools deutscher oder europäischer Anbieter einsetzen.
  • Einladungen zu Zoom-Sitzungen dürfen in der Regel nur von und an dienstliche LMU-E-Mail-Adressen gesendet werden. Sofern externe Personen an Zoom-Sitzungen beteiligt werden müssen, ist deren dienstliche E-Mail-Adresse zu nutzen. Für den Austausch von schützenswerten Dateien zwischen Teilnehmenden sollten in der Regel bestehende sichere Kanäle, z.B. Sync&Share, LMU-Teams oder gemeinsame Laufwerke, genutzt werden.
  • Hochschulprüfungen sollten in der Regel nur in begründeten Ausnahmefällen über Zoom durchgeführt werden, insbesondere wenn andere geeignete Möglichkeiten nicht zur Verfügung stehen.
  • Besonders vertrauliche oder geheimhaltungsbedürftige Informationen dürfen nicht über Zoom ausgetauscht werden (z.B. sensible Bratungsgespräche im Gesundheitsdienst, Personalaktendaten, Disziplinarangelegenheiten).
  • Wenn Aufzeichnungen und/ oder Befragungen erfolgen, ist dies im Vorfeld transparent mitzuteilen.

Datenschutz

  • Im Rahmen der Erfüllung von Dienstaufgaben an der LMU ist dafür Sorge zu tragen, dass die unbefugte Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte ausgeschlossen und das Datengeheimnis gewahrt ist. Im Übrigen sind die Datenschutzhinweise zu Zoom (Datenschutzinformationen für die Nutzung von Zoom an der LMU) zu beachten.
  • Zoom-Meetings müssen durch ein Passwort geschützt werden. Dies gilt auch für bereits vor dem 01.03.2021 geplante Meetings und Webinare. Falls Sie bisher für ein Meeting oder ein Webinar noch keinen Kenncode vergeben haben, muss im Rahmen der Änderungen nun ein Kenncode vergeben und der neue Link des Meetings oder des Webinars erneut an die Teilnehmenden verschickt werden. 
  • Die Zugangsdaten für Zoom-Meetings dürfen nur den Teilnehmern bekannt gegeben und nicht weitergegeben werden. Eine Veröffentlichung von Zugangsdaten auf Webseiten, in Social Media oder anderen Kanälen ist nicht zulässig.
  • Die Aktivierung des Warteraums ist optional, aber Standard bei neuen Meetings.
  • Es besteht die Möglichkeit, Meetings nur für autorisierte Teilnehmende (siehe Registrierung und Anmeldung) zu erstellen. Bei neuen Meetings ist dies Standard.
  • Wenn Aufzeichnungen oder Befragungen erfolgen, ist dies im Vorfeld transparent mitzuteilen. Eine Aufzeichnung darf nur mit dem ausdrücklichen Einverständnis der betroffenen Teilnehmenden erfolgen und nur soweit dies im Rahmen des geltenden Rechts und für dienstliche Zwecke bzw. für die konkrete Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Einen Link zu der Mustereinwilligungserklärung finden Sie am Ende dieser Seite unter „Weitere Nutzungsinformationen, Einwilligungserklärung“. Die Tatsache der Aufzeichnung wird den Teilnehmenden in der Zoom-App angezeigt.
  • Befragungen sind grundsätzlich anonymisiert zu erfassen. Die Einstellung für die Anonymisierung der Antworten muss von den Organisatoren („Moderatoren“) im Vorfeld explizit ausgewählt werden. Weitere Hinweise für die Einstellungen für Befragungen finden Sie auf der Zoom-Website "Polling for Meetings" (Befragungen bei Videokonferenzen") [externer Link, auf Englisch].
  • Bitte beachten Sie auch die allgemeinen Hinweise zur Nutzung von Videokonferenzen im Serviceportal (Servicevariante: Einsatz einer Kamera zum Zweck einer Videokonferenz) sowie die Informationen zum Home Office im Serviceportal (Servicevariante: „BYOD (Bring Your Own Device) und Home Office).

Registrierung und Anmeldung

Alle Beschäftigten der LMU steht eine persönliche ZOOM-Lizenz für die Durchführung von Online-Veranstaltungen zur Verfügung, die nach einer ersten Anmeldung aktiv ist. Eine weitere Registrierung direkt bei ZOOM ist für die Nutzung des Videokonferenzdienstes nicht erforderlich. Aus Datensicherheitsgründen wird empfohlen, sich ausschließlich mit Ihrer LMU-Benutzerkennung per „Single-Sign-On“ (SSO) auf lmu-munich.zoom.us oder per Zoom-Client anzumelden. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Seite des IT-Servicedesk Videokonferenzen und Online-Lehrangebote mit ZOOM.
Ab dem 17.07.2021 werden Zoom-Nutzer die Möglichkeit haben, den eigenen Namen (ggf. den Pronomen) zu ändern, der innerhalb der Zoom-Veranstaltung für die Organisatoren und andere Teilnehmer sichtbar ist.

Nutzung von Zoom ohne Anmeldung per LMU-Benutzerkennung

Prinzipiell ist die bloße Teilnahme an einer Online-Veranstaltung ohne Anmeldung (ohne Eingabe der LMU-Benutzerkennung und ohne persönliche Angaben der Teilnehmer) per Link möglich und besonders für Studierende relevant. Standardmäßig und mit den aktualisierten LMU-weiten Zoom-Einstellungen ist die Teilnahme an Online-Veranstaltungen auf Personen beschränkt, die sich in Zoom über eine LMU-Benutzerkennung angemeldet haben. Diese Einstellung kann individuell im persönlichen Zoom-Konto des Organisators ausgeschaltet werden, um eine Teilnahme ohne Anmeldung und ohne Identifizierung zu ermöglichen.

Weitere Informationen über die Einstellung für die Authentifizierung Ihrer Teilnehmer finden Sie auf der Zoom-Website, Einstellungen für eine Videokonferenz ändern ("Changing your meeting recording and telephone settings") (externer Link, auf Englisch).

Zustimmungserklärung

Zoom wird betrieben von Zoom Video Communications, Inc. (Website des Dienstleisters Zoom, Hauptseite, externer Link, auf Englisch).

Für die Nutzung ist es erforderlich, den Nutzungsrichtlinien von Zoom (Zoom-Website "Terms", externer Link, auf Englisch), der Datenschutzrichtlinie von Zoom (Zoom-Website "Privacy", externer Link, auf Englisch) und den Nutzungshinweisen zuzustimmen sowie die Datenschutzinformationen der LMU für die Nutzung von ZOOM zur Kenntnis zu nehmen. Die jeweils aktuellen Nutzungsbedingungen der LMU sind unter Benutzungsrichtlinien für Informationsverarbeitungssysteme der Ludwig-Maximilians-Universität München abrufbar. Maßgebend sind die zum Zeitpunkt der Nutzung geltenden Nutzungsbedingungen.

Die Entscheidung über die Aktivierung des Benutzerkontos für Zoom ist freiwillig. Ohne Ihre Zustimmung ist eine Verwendung von Zoom nicht möglich.

Weitere Nutzungsinformationen

Bitte finden Sie weitere Nutzungsinformationen unter:

Urheberrechtshinweis

Bei den im Rahmen der Nutzung von Zoom zur Verfügung gestellten Materialien und Beiträgen handelt es sich regelmäßig um urheber- und persönlichkeitsrechtlich geschützte Werke. Die betreffenden Materialien, Inhalte und Beiträge dürfen ausschließlich für die dienstlichen bzw. eigenen Studienzwecke verwendet werden. Eine Weitergabe an Dritte ist ausdrücklich nicht gestattet. Dies gilt insbesondere für Film- und Tonaufnahmen sowie auch für Lehrangebote oder Unterrichtseinheiten, die im Rahmen eines Live-Streams angeboten werden. Die Nichtbeachtung von Urheber- und Persönlichkeitsrechten Dritter ist keine Bagatelle. Unzulässige Verwertungen (z.B. Reproduktionen oder Verkauf) und öffentliche Wiedergaben (z.B. Teilen in Gruppen oder sozialen Netzwerken) ist sanktioniert.

 

Es gelten die Nutzungshinweise in der jeweils geltenden Fassung.
Stand: Mai 2021