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Nutzungsbedingungen, Datenverwendungshinweise und Datenschutzinformationen für die Verwendung von Zoom

Allgemeine Hinweise zur Nutzung von Zoom als Hilfsmittel für die Verwaltung, Lehre und Forschung

Für virtuelle Besprechungen (z.B. Videokonferenzen) stehen das Tool DFNconf (externer Link) und das Tool "Meet" (externer Link) zur Verfügung. Soweit diese Tools nicht geeignet sind, dienstliche Aufgaben zu erfüllen, kann alternativ und restriktiv das Tool Zoom (externer Link) eingesetzt werden. Die LMU stellt für die Nutzung von Zoom zentrale EDU-Lizenzen (Funktionsumfang entspricht der Business-Lizenz) zur Verfügung. Zoom kann auch mit der kostenlosen Basislizenz genutzt werden, wobei die Nutzung dann sowohl funktional als auch zeitlich auf 40 Minuten limitiert ist.

Zweck der Verarbeitung

Zoom wird in Verwaltung, Lehre und Forschung verwendet, um virtuelle Besprechungen, interaktive Online-Kurse und Webinare (Online-Meetings) durchzuführen und den Forschungsbetrieb zu unterstützen.

Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung von Zoom als Tool zur Zusammenarbeit im Rahmen der dienstlichen Tätigkeit an der LMU zur Erfüllung der Hochschulaufgaben gemäß Art. 2 BayHSchG.

Erfasst ist die Nutzung der lizenzierten Produkte und Services, die Bereitstellung von Updates, die Gewährleistung der Informationssicherheit sowie technischen und kundenbezogenen-Support.

Eine Datenverarbeitung zu anderen als zu den angegebenen bzw. gesetzlich zugelassenen Zwecken (z.B. zur internen Überprüfung der Sicherheitssysteme und zur Gewährleistung der internen Netz- und Informationssicherheit gemäß Art. 6 Abs. 1 BayDSG) erfolgt nicht.

Eine Nutzung von Zoom zu privaten Zwecken im Rahmen der zur Verfügung gestellten LMU-Lizenzen ist ausgeschlossen.

Es findet keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle auf Basis Ihrer Nutzung von Zoom statt. Die Nutzung von Zoom zur Erstellung von personenbezogenen Statistiken ist nicht zulässig.

Voraussetzungen für eine zulässige Nutzung

Jeder, der Zoom verwendet, muss mindestens 16 Jahre alt sein.

Es sollten in der Regel keine Inhalte über diesen Dienst ausgetauscht werden, die einen hohen Schutzbedarf haben oder streng vertraulich sind. Ausgeschlossen ist die Nutzung, soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, z.B. Gesundheitsdaten.
Der Dienst sollte in der Regel nicht für die Durchführung von Berufungsverfahren oder Bewerbungsgesprächen genutzt werden. Für diese Themen können Sie DFNconf oder andere als sicherer eingestufte Tools einsetzen.

Für den Austausch von schützenswerten Dateien zwischen Teilnehmenden sollten in der Regel bestehende sichere Kanäle, z.B. Sync&Share, LMU-Teams oder gemeinsame Laufwerke, genutzt werden.

Hochschulprüfungen sollten in der Regel nur in begründeten Ausnahmefällen über Zoom durchgeführt werden, insbesondere wenn andere geeignete Möglichkeiten nicht zur Verfügung stehen.

Informationen zur Möglichkeit von Abstimmungen finden Sie unter https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/213756303-Polling-for-Meetings (externer Link).

Weitere Hinweise zum Datenschutz

Im Rahmen des Einsatzes von Zoom ist zu gewährleisten, dass keine unbefugte Datenverarbeitung erfolgt. Darüber hinaus ist sicherzustellen, dass die Vertraulichkeit von dienstlichen Angelegenheiten gewahrt bleibt.

Vor einer Nutzung von Zoom sind die möglichen datenschutzrechtlichen Einstellungen so vorzunehmen, dass personenbezogene Daten durch Zoom nur zu den genannten Zwecken und im Rahmen des geltenden Rechts verarbeitet werden. Die datenschutzrechtlichen Prinzipien privacy by default, Datenminimierung, Datensparsamkeit und Zweckbindung sind zu beachten.

Durch entsprechende Einstellungen in Zoom und in der verwendeten Software (bspw. Browser) ist das Setzen von Werbecookies und das Tracking, z.B. durch Google Analytics, Google Ads, auszuschließen.

Um die Privatsphäre zu schützen, können Sie Ihren Hintergrund durch eine Einblendung ersetzen. Ihr Kopf ist dadurch weiterhin zu sehen, ihr Umfeld hingegen nicht.

Benutzungsprofil und Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Für Ihr Benutzungsprofil müssen Sie in der initialen Befüllung nur Ihren Namen, sowie Ihre dienstliche E-Mail-Adresse (@lmu.de) angeben. Auf freiwilliger Basis können Sie weitere Informationen hinterlegen, und diese selbst jederzeit editieren. Im Rahmen der Nutzung sollten nur die Daten verwendet werden, die für die jeweilige Nutzung erforderlich sind. Im Übrigen sollte den datenschutzrechtlichen Grundsätzen der Datenminimierung, Zweckbindung, Speicherbegrenzung und Vertraulichkeit Rechnung getragen werden.

Verarbeitung von personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten nur die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben oder die wir im Rahmen der Tätigkeit an der LMU über Sie in zulässiger Weise erhalten haben (Art. 4 Abs. 2 BayDSG). Um Zoom nutzen zu können, werden folgende personenbezogene Daten von Ihnen benötigt

  • Nachname
  • Vorname
  • Dienstliche E-Mailadresse (@lmu.de).

Im Rahmen der Nutzung können durch Zoom weitere personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dies ist abhängig von den jeweils gewählten Einstellungen und den im Rahmen der Nutzung verwendeten Inhalte.

Angaben zum Benutzer:

Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn Single-Sign-On nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten:

Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte/Hardware-Informationen, z.B. Browser

Bei Aufzeichnungen (optional):

MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats

Bei Einwahl mit dem Telefon:
Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Echtzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten:

Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Zoom-Applikationen abschalten bzw. stummschalten.

Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den Meeting-Raum zu betreten, müssen Sie auch als ohne Registrierung zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen. Dies kann aber auch ein Fantasiename sein.

Zur Verarbeitung von Cookies finden Sie weitere Hinweise unter https://zoom.us/cookie-policy (externer Link).

Umfang der Verarbeitung, Aufzeichnungen

Die Voreinstellungen in Zoom sind so zu wählen, dass keine automatische Aufzeichnung erfolgt. Eine Aufzeichnung darf nur mit dem ausdrücklichen Einverständnis der betroffenen Teilnehmenden erfolgen und nur soweit dies im Rahmen des geltenden Rechts und für dienstliche Zwecke bzw. für die konkrete Aufgabenerfüllung erforderlich ist. Bei Aufzeichnungen sind insbesondere Urheberrechte und die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen zu wahren.

Bei der Nutzung von Zoom ist darauf zu achten, dass smarte Geräte, wie z.B. Alexa, Siri, Google Home, sich nicht im Anwendungsbereich befinden oder aktiv sind, um unzulässige Datenverarbeitungen bzw. Aufnahmen zu verhindern.

Die Speicherung von Aufzeichnungen ist ausschließlich auf LMU-internen Servern bzw. Datenträgern (lokal) zulässig. Aufgezeichnete Veranstaltungen dürfen nur so lange gespeichert werden, wie dies für die Erfüllung der jeweiligen Aufgabe erforderlich ist und solange keine Löschungspflicht besteht.

Wenn Aufzeichnungen erfolgen, ist dies im Vorfeld transparent mitzuteilen. Die Tatsache der Aufzeichnung wird den Teilnehmenden in der Zoom-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, können Chat-Protokolle protokolliert werden. Dies ist aber in der Regel nicht der Fall.

Im Fall von Webinaren können für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch gestellte Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeitet werden.

Wenn Sie bei Zoom als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktionen in Webinaren) bis zu einem Monat bei Zoom gespeichert werden.

Die in Online-Meeting-Tools wie Zoom bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ (Aufmerksamkeitstracking“) ist vor Beginn der Nutzung auszuschalten. Sie ist dauerhaft zu deaktivieren.

Ein Einsatz von Zoom im Rahmen einer automatischen Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO oder zum Profiling erfolgt nicht und ist auch nicht zulässig.

Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, Rechtsgrundlagen

Die Datenverarbeitung erfolgt im Einklang mit und auf Basis der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) und der sonstigen anwendbaren Datenschutzbestimmungen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung von Zoom basiert auf folgenden Rechtsgrundlagen:

  •  für die (freiwillige) Nutzung von Zoom gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
  • für die Erfüllung von Dienstaufgaben gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 2, 3 DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG, Art. 2 BayHSchG.
  • für die Lehre gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG i.V.m. Art. 55 Abs. 2 BayHSchG
  • für Beschäftigte und Bedienstete gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG i.V.m. § 3a Abs.1 ArbStättV
  • für die Datenverarbeitung im Rahmen von Vertragsbeziehungen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

Zoom ist ein Remote-Konferenzdienste mit Hauptsitz in San Jose, Kalifornien/USA. Die Datenverarbeitung findet insofern in einem Drittland statt. Mit Zoom besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (https://support.zoom.us/hc/en-us/articles/360000789323-Data-Processing-Addendum, externer Link). Zoom erfüllt auch die datenschutzrechtlichen Garantien gemäß Art. 44ff. DSGVO, da es dem EU-US-Privacy-Shield beigetreten ist (https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TNkCAAW&status=Active, externer Link). Zum anderen ist das angemessene Datenschutzniveau durch den Abschluss von sog. EU-Standarddatenschutzklauseln garantiert, die Zoom mit den Subauftragnehmern abgeschlossen hat (vgl. Art. 46 DSGVO).

Weitergabe und Empfänger von personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Nutzung von Zoom verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind.
Der Anbieter Zoom sowie etwaige Subauftragnehmer erhalten notwendigerweise Kenntnis von den verarbeiteten Daten, soweit dies im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrages bzw. etwaiger Vertragsverhältnisse mit Subauftragnehmern erforderlich bzw. vorgesehen ist.

Löschung von Daten und des Benutzerkontos

Eine Löschung von daten erfolgt, sobald der Zweck der Datenverarbeitung erreicht ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

Sie können Ihr Benutzerkonto in Zoom selbst wieder löschen, die notwendigen Informationen dazu finden Sie hier: https://support.zoom.us/hc/de/articles/201363243-Wie-k%C3%BCndige-ich-mein-Konto- (externer Link). Das Konto ist zu löschen, sobald der Dienst für die Aufgabenerfüllung nicht mehr benötigt wird, spätestens bei Ausscheiden aus der LMU.

Verantwortlicher, zuständige Dienststelle und Support

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Ludwig-Maximilians-Universität München
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von Zoom aufrufen, ist der Anbieter von Zoom für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von Zoom jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Zoom herunterzuladen.

Sie können Zoom auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Zoom-App eingeben. Wenn Sie die Zoom-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Webseite von Zoom finden.

Zuständige Dienststelle für die Datenverarbeitung

Ludwig-Maximilians-Universität München
Dezernat VI - Informations- und Kommunikationstechnik
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
VI@verwaltung.uni-muenchen.de

Allgemeine Fragen und Support

Ludwig-Maximilians-Universität München
Dezernat VI - Informations- und Kommunikationstechnik
IT-Servicedesk
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
it-servicedesk@lmu.de

Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten der LMU

Ludwig-Maximilians-Universität München
-- Behördlicher Datenschutzbeauftragter --
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München

Tel.: 089-2180-2414
https://www.lmu.de/datenschutz

Information zu bestehenden Rechten

Sie haben bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Zudem haben Sie das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Beschränkung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Widerspruch (Art. 21 DSGVO) und auf Widerruf einer Einwilligung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt (Art. 7 DSGVO).

Daneben steht Ihnen gemäß Art. 77 DSGVO das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Die für die LMU zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (Internet: www.datenschutz-bayern.de, ).externer Link

Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen oder haben Sie Fragen, wenden Sie sich bitte an die zuständige Dienststelle für die Datenverarbeitung (s.o.). Diese prüft, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und trifft dann die erforderlichen Maßnahmen.

Registrierung

Damit Sie Zoom (das sich derzeit noch in der Erprobungsphase befindet) als Moderator oder Moderatorin nutzen können, ist es erforderlich, sich unter https://lmu-munich.zoom.us (externer Link) mit Ihrer LMU-Benutzerkennung zu registrieren. 

Nutzung von Zoom ohne Registrierung

Für die bloße Teilnahme an einer Veranstaltung ist keine Registrierung notwendig, die Veranstaltung kann über einen vom Moderator verschickten Link aufgerufen und vollumfänglich besucht werden.

Zustimmungserklärung

Zoom wird betrieben von Zoom Video Communications, Inc., https://zoom.us (externer Link).

Für die Nutzung ist es erforderlich, den Nutzungsrichtlinien von Zoom (https://zoom.us/terms, externer Link), der Datenschutzrichtlinie von Zoom (https://zoom.us/privacy, externer Link) und den Nutzungsbedingungen, Datenverwendungshinweise und Datenschutzinformationen der LMU (Nutzungsbedingungen) zuzustimmen. Maßgebend sind die zum Zeitpunkt der Nutzung geltenden Nutzungsbedingungen. Die jeweils aktuellen Nutzungsbedingungen der LMU sind unter Benutzungsrichtlinien für Informationsverarbeitungssysteme der Ludwig-Maximilians-Universität München abrufbar.

Die Entscheidung über die Aktivierung des Benutzerkontos für Zoom ist freiwillig. Ohne Ihre Zustimmung und ggf. Registrierung ist eine Verwendung von Zoom nicht möglich.

Stand: 30.03.2020


Servicebereich

Hotline 089 / 2180-3555

IT-Servicedesk

Ludwig-Maximilians-Universität
Geschwister-Scholl-Platz 1
Raum F009
80539 München