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Nutzungshinweise für die Erstellung und Verwendung eines LMU-Microsoft-Accounts und Microsoft 365

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Allgemeine Hinweise zur Erstellung eines LMU-Microsoft-Accounts und der Verwendung von Microsoft 365 (M365) zum Zweck der Datenverarbeitung

Mitglieder der LMU München können sich einen persönlichen, von der LMU verwalteten Microsoft-Account erstellen. Hierfür müssen Sie Ihre LMU-Benutzerkennung im LMU-Benutzerkonto freischalten.

Mit diesem LMU-Microsoft-Account können Sie Microsoft 365-Produkte an der LMU verwenden.

Auf einen Blick

  • Sie dürfen Ihr LMU-Microsoft-Konto und die damit verbundenen Microsoft365-Produkte nur zu universitären Zwecken nutzen, nicht aber zu privaten oder kommerziellen Zwecken.
  • Die Verwendung der Softwareprodukte und Dienste aus M365 unterliegt den Bestimmungen der jeweils aktuellen Fassung der Microsoft-Produkt- und Onlineservice-Bestimmungen (POST), dem Nachtrag zum Datenschutz für Onlinedienste (DPA) und dem Campus School Vertrag (CASA).
  • Sie müssen die Microsoft 365-Produkte unter Einhaltung der gültigen Rechtsvorschriften und Regelungen (Lizenzrecht, Datenschutzrecht, Personalaktenrecht, Steuerrecht, Urheberrecht, Telemedienrecht, Archivrecht u.W.) verwenden.
  • Die angebotenen M365-Programme und Dienste und deren Konfiguration können sich fortlaufend ändern. Sie haben keinen Rechtsanspruch auf die Verwendung bestimmter Programme, Dienste oder Funktionen.
  • Sie dürfen die verfügbaren M365-Programme und -Dienste auf jeweils bis zu 5 Desktopgeräten, 5 Smartphones und 5 Tablets gleichzeitig installieren und nutzen.
  • Für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten gelten die gesetzlichen Bestimmungen.
  • Sie müssen mindestens 16 Jahre alt sein, um die Software und Dienste nutzen zu dürfen.

Ausführliche Nutzungshinweise

Lizenzen

  • Sie dürfen Ihr LMU-Microsoft-Konto und die damit nutzbaren Microsoft 365-Produkte nur zu universitären Zwecken nutzen, nicht aber zu privaten oder kommerziellen Zwecken.
  • Die bereitgestellten Lizenzen sind nicht übertragbar und dürfen nur von der jeweiligen lizensierten Nutzerin / dem jeweiligen lizensierten Nutzer verwendet werden.
  • Sie nehmen zur Kenntnis, dass:
    • Sie nur berechtigt sind, die Software und Dienste aus M365 während des lizenzierten Zeitraums und zu universitären Zwecken zu nutzen.
    • Sie nach Beendigung des zugrundeliegenden Lizenzvertrages keinen Zugriff mehr auf Software oder Dienste haben werden.
    • Sie sämtliche Software aus M365 auf Ihren Geräten löschen müssen bzw. M365-Dienste nicht weiter nutzen dürfen, wenn die LMU München den zugrundeliegenden Lizenzvertrag kündigt oder vor Ablauf des lizenzierten Zeitraums keinen Beitritt bzw. keine Verlängerungsbestellung einreicht oder keine zeitlich unbeschränkten Lizenzen erwirbt - je nachdem, welches Ereignis als erstes eintritt.

Software- und Dienstangebot

  • Sie nehmen zur Kenntnis, dass die LMU München nutzergebundene Konfigurationen der Software und Dienste aus Microsoft 365 verteilt. Diese finden auf allen Ihren Geräten Anwendung, auf denen der universitäre M365-Account eingesetzt wird. Die LMU München schließt dabei eine Haftung für Schäden oder Fehlkonfigurationen jedweder Art auf Privatgeräten vollständig aus.
  • Die LMU München behält sich vor, Ihnen lediglich eine Auswahl an Software und Diensten aus M365 anzubieten oder einzelne Funktionen der Software und Dienste einzuschränken bzw. zu deaktivieren.
  • Die LMU München kann die Nutzungsmöglichkeiten einzelner Softwareprodukte und Dienste aus M365 durch weitere Nutzungsrichtlinien zusätzlich regeln.
  • Die zur Verfügung stehenden Microsoft 365-Softwareprodukte und -Dienste können sich ständig ändern. Es besteht kein Rechtsanspruch auf die Verwendung bestimmter Programme, Apps oder Dienste.

Office-Store / Add-Ins / Erweiterungen

  • Die Funktionen der Microsoft 365-Softwareprodukte und -Dienste können über Add-Ins erweitert werden. Diese Add-Ins können derzeit nur über eigenständige Programminstallationen hinzugefügt werden, bei denen neben dem Hauptprogramm auch ein Add-In installiert wird.
  • Der Office Add-In-Store ist derzeit geschlossen - es können keine Add-Ins aus dem Store hinzugefügt werden!
  • Wollen Beschäftigte Add-Ins verwenden, muss die Nutzung durch deren Vorgesetze/n genehmigt und begründet werden.
  • Werden andere Add-Ins als die vom direkten Vorgesetzten genehmigten Add-Ins verwendet, haftet der/die jeweilige Nutzer/in für Schäden, die durch die Installation und Nutzung der Add-Ins entstehen.

Rechtsgrundlagen

Datenspeicherung

  • Soweit mit der Anwendung personenbezogene Daten Dritter verarbeitet werden, müssen Sie die Vorschriften des Datenschutzes einhalten und die Erfüllung der Informationspflichten sicherstellen.
  • Die Verarbeitung von "personenbezogenen Daten besonderer Kategorie" ist ohne eine weitere datenschutzrechtliche Abklärung mit der Datenschutzansprechperson des zuständigen Fachbereichs ausgeschlossen. Hierzu gehören u. A. Daten zu rassischer und ethnischer Herkunft, politischen Meinungen und religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen.
  • Bei der Nutzung der Software und Dienste aus M365 müssen Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen des Archivrechts beachten. Sicherungen und Archivierungen von Daten müssen Sie eigenverantwortlich durchführen.
  • Allgemein gilt:
    • Unveröffentlichte personenbezogene Daten von Personen, die nicht Microsoft 365 bzw. Office 365 nutzen (Fall 1), die nicht im Bezug zu aufgabenbezogener Kommunikation stehen (Fall 2) dürfen ebenso wenig wie Daten, die besonderer Geheimhaltung und hohem Schutzbedarf unterliegen (Fall 3) unverschlüsselt weitergegeben werden.
    • Beispiele für Fall 1 sind etwa Anwesenheitslisten oder Listen von Teilnehmenden einer Veranstaltung
    • für Fall 2 Mitteilungen von Kontaktinformationen oder Wissenswertem mit dienstlichem Bezug über fachlich zuständige oder Kontaktpersonen bei Dienstleistern und Kooperationspartnern, Kurs-/Veranstaltungsteilnehmer sowie
    • für Fall 3 Krankmeldungen und Forschungsverträge mit Geheimhaltung.
  • Werden Daten verschlüsselt gespeichert, muss der Schlüssel den Passwortvorgaben der Einrichtung entsprechen oder gleichwertig sicher sein. Das genutzte Verschlüsselungsverfahren hat der technischen Richtlinie BSI TR-02102-1 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik zu entsprechen.
  • Microsoft stellt einige Funktionen seiner Dienste und Software als sogenannte „Optionale verbundene Erfahrungen“ bereit. Sie müssen sicherstellen, dass die Nutzung dieser Funktionen ausschließlich mit personenbezogenen Daten der Nutzenden erfolgt und die erforderlichen urheberrechtlichen Nutzungsrechte für eine Weitergabe der Werke an Microsoft bestehen.

Hinweis für Beschäftigte der LMU

Der Personalrat hat der Erstellung von Benutzerkonten für Beschäftigte zugestimmt.


Verantwortlicher, zuständige Dienststelle und Support

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Ludwig-Maximilians-Universität München
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München

Zuständige Dienststelle für die Datenverarbeitung

Ludwig-Maximilians-Universität München
Dezernat VI - Informations- und Kommunikationstechnik
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
VI@verwaltung.uni-muenchen.de

Allgemeine Fragen und Support

Ludwig-Maximilians-Universität München
Dezernat VI - Informations- und Kommunikationstechnik
IT-Servicedesk
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
it-servicedesk@lmu.de

Es gelten die Nutzungshinweise in der jeweils geltenden Fassung.
Stand: Juni 2021