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Datenschutzhinweise LMU-Chat

Allgemeines

LMU-Chat ist ein Messaging Dienst, der von allen Beschäftigten und Studierenden der LMU genutzt werden kann. Als Plattform dient die Open-Source Software Rocket.Chat (https://rocket.chat). Der Dienst kann entweder über den Browser oder über Client-Software genutzt werden.

Damit Sie den Dienst nutzen können, bedarf es einer LMU-Benutzerkennung, die Sie für die Nutzung des Dienstes einmalig in Ihrem Benutzerkonto freischalten müssen. Der Dienst ist mit dem zentralen Identity Management System verbunden. Ohne eine LMU-Benutzerkennung ist eine Nutzung von LMU-Chat nicht möglich und zulässig.

LMU-Chat wird betrieben vom LRZ, mit dem LRZ besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Mit der Aktivierung Ihrer LMU-Benutzerkennung stimmen Sie der für den Betrieb des Chats erforderlichen Datenverarbeitung auf Basis der jeweils geltenden Benutzungsrichtlinien des LRZ (https://www.lrz.de/wir/regelwerk/) zu und müssen bestätigen, dass Sie die Nutzungs- und Datenschutzhinweise der LMU zur Kenntnis nehmen.

Die Nutzungshinweise für LMU-Chat finden Sie hier: https://www.it-servicedesk.uni-muenchen.de/it-angebote/lmu-chat/index.html.

Zweck der Datenverarbeitung

Der LMU-Chat dient als Tool zur Zusammenarbeit, Kommunikation, Vernetzung und zum informellen Austausch zwischen den Mitgliedern der LMU. Hierzu besteht die Möglichkeit der Einrichtung von privaten und öffentlichen Kanälen Die Funktionen sind einfach, intuitiv bedienbar und ermöglichen das Versenden von Informationen, Dateien, Bildern, Videos. Für den Austausch von umfangreichen Datensätzen, der Verarbeitung besonders schützenswerter Daten i.S.v. Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten) oder zum Austausch über Geschäftsgeheimnisse ist der LMU-Chat nicht gedacht und darf hierfür nicht genutzt werden. Ebenso ist die Nutzung ausschließlich für zulässige und rechtmäßige Datenverarbeitungen gestattet.

Eine Datenverarbeitung zu anderen als zu den angegebenen bzw. gesetzlich zugelassenen Zwecken (z.B. zur internen Überprüfung der Sicherheitssysteme und zur Gewährleistung der internen Netz- und Informationssicherheit gemäß Art. 6 Abs. 1 BayDSG) erfolgt nicht.

Wir verarbeiten nur die personenbezogenen Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben oder die wir im Rahmen der Zugehörigkeit zur LMU über Sie in zulässiger Weise erhalten haben (Art. 4 Abs. 2 BayDSG) bzw. die Sie im Rahmen der Nutzung selbst angeben (z.B. Foto). Es findet keine Leistungs- oder Verhaltenskontrolle auf Basis Ihrer Nutzung von LMU-Chat statt.nach oben

Benutzerprofil

Ihr Benutzerprofil enthält in der initialen Befüllung nur Ihren Vor- und Nachnamen, sowie Ihre im Benutzerkonto hinterlegte LMU-E-Mail-Adresse. Dies ist für die Nutzung ausreichend. Auf freiwilliger Basis können Sie ein Foto hinterlegen oder weitere Profilinformationen ergänzen, ändern bzw. löschen, z.B. zu Ihrer Erreichbarkeit. Aus datenschutzrechtlichen Gründen wird allerdings empfohlen, bei der Ergänzung die datenschutzrechtlichen Grundsätze der Datenminimierung und Zweckbindung zu beachten und eine Ergänzung nur vorzunehmen, wenn und soweit dies für die Nutzung von LMU-Chat erforderlich ist.

Auffindbarkeit von Nutzern und Sichtbarkeit Ihrer Aktivitäten bzw. Lesbarkeit Ihrer Nachrichten im LMU-Chat

Die Kommunikation erfolgt verschlüsselt, d.h. nur die Endnutzer können die Inhalte – insbesondere bei privaten Kanälen - sehen.

Ihr Benutzerprofil ist für alle anderen Nutzer im LMU-Chat mit Vor- und Nachnamen und ggf. den weiteren von Ihnen ergänzten Bild- bzw. Profilinformationen auffindbar, sichtbar und durchsuchbar. Wenn Sie mit der Anzeige Ihres Online-Status nicht einverstanden sind, können Sie diesen verbergen ("unsichtbar").

Jeder Nutzer kann Chatkanäle öffnen oder in solche eingeladen werden. Die Chatinhalte selbst sind nur für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer des jeweiligen Chats sichtbar. Nachrichten in Gruppen- oder (öffentlichen) Kanälen sind für alle Teilnehmer der jeweiligen Gruppen oder Kanäle sichtbar.nach oben

Rechtliche Grundlagen

Die Datenverarbeitung erfolgt im Einklang mit und auf Basis der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) und der sonstigen anwendbaren Datenschutzbestimmungen.

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für die Nutzung von LMU-Chat erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Nutzung des LMU Chat ist freiwillig, eine Nutzungspflicht besteht nicht.

Verarbeitung von personenbezogenen Daten

In LMU-Chat werden die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

  • Name
  • Vorname
  • LMU-Benutzerkennung
  • Zeitpunkt der Erstanmeldung in LMU-Chat
  • Bei jedem Zugriff werden folgende Informationen protokolliert: Zeitpunkt der Anmeldung und Online-Status (sofern aktiviert)

Datenübermittlung

Um die Nutzung von LMU-Chat entsprechend den o.g. Zwecken zu ermöglichen, müssen personenbezogene Daten an andere Einrichtungen übermittelt werden:

  • LRZ
  • Rocket.Chat-Push Gateway

Cookies

LMU-Chat verwendet so genannte Cookies (Textdateien), die auf Ihrem Computer gespeichert werden und die für die Nutzung des Dienstes technisch notwendig sind. Es handelt sich um ein Session-Cookie, damit nicht bei jedem Zugriff die Zugangsdaten erneut eingegeben werden müssen. Session-Cookies werden beim Schließen des Browsers automatisch wieder gelöscht. Die durch das Cookie erzeugten Informationen werden ausschließlich auf Servern des LRZ gespeichert und nicht an Dritte übertragen.

Löschung des LMU-Chat-Accounts und von Inhalten

Alle Inhalte, Nachrichten und Dateien werden spätestens nach einem Jahr automatisch dauerhaft und irreversibel gelöscht. Alle eigenen Nachrichten und der LMU-Chat-Account selbst können jederzeit selbst gelöscht werden.

Löschung des LMU-Chat-Accounts

Ihr LMU-Chat-Account wird standardmäßig gespeichert, bis Ihre LMU-Benutzerkennung inaktiv wird. Dies geschieht nach der 90-tägigen Kulanzphase nach Ihren Ausscheiden aus der LMU. Sobald Ihre LMU-Benutzerkennung inaktiv wird, wird Ihr LMU-Chat Account gelöscht. Damit werden alle direkten Chats ebenfalls gelöscht, und alle Beiträge in Kanälen anonymisiert.

Sie können Ihren LMU-Chat-Account jederzeit selbst löschen, indem das Menü „Mein Konto“ – Profil“ aufgerufen wird. Dann werden alle privaten Chats gelöscht, sowie alle von Ihnen verfassten Nachrichten in gemeinsamen Kanälen auf „Removed User“ umgestellt (anonymisiert). Dieser Vorgang ist nicht rückgängig zu machen.

Löschung von Inhalten

Sie können Ihre eigenen Inhalte jederzeit (einzeln) löschen. Jeder Kanal kann mit all seinen Inhalten jederzeit von seinem Besitzer gelöscht werden. Besitzer eines Kanals haben die Möglichkeit, Nachrichten und versendete Dateien in einem gewissen Zeitraum zu löschen, also z.B. alle Nachrichten die älter als drei Monate sind.

Datensicherung

LMU-Chat wird auf einem virtuellen Server am Leibniz-Rechenzentrum (LRZ) gehostet. Die Daten verlassen die LRZ Server nicht. Es wird regelmäßig automatisch ein Snapshot der virtuellen Maschine und der Datenbankinhalte angefertigt.

Für Push-Benachrichtigungen auf Mobilgeräte wird das Gateway https://gateway.rocket.chat genutzt. Dieses übergibt die Benachrichtigung über die betriebssysteminternen Push-Services von Apple und Google an den Client. Über diese Gateways werden keine Inhalte, Chat- oder personenbezogene Daten übermittelt. Der mobile Client erhält lediglich einen Hinweis, sich mit dem LRZ-System unter https://chat.portal.lmu.de erneut in Verbindung zu setzen. Jeder Datenaustausch mit Mobilgeräten und sonstigen Clients ist TLS-transportverschlüsselt.nach oben

Verantwortlicher, zuständige Dienststelle und Support

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Ludwig-Maximilians-Universität München
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München

Zuständige Dienststelle für die Datenverarbeitung

Ludwig-Maximilians-Universität München
Dezernat VI - Informations- und Kommunikationstechnik
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
VI@verwaltung.uni-muenchen.de

Allgemeine Fragen und Support

Ludwig-Maximilians-Universität München
Dezernat VI - Informations- und Kommunikationstechnik
IT-Servicedesk
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
it-servicedesk@lmu.de

Kontaktdaten des behördlichen Datenschutzbeauftragten der LMU

Ludwig-Maximilians-Universität München
- Behördlicher Datenschutzbeauftragter -
Geschwister-Scholl-Platz 1
80539 München
Tel.: 089-2180-2414
https://www.lmu.de/datenschutznach oben

Information zu bestehenden Rechten

Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Zudem haben Sie das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Widerspruch (Art. 21 DSGVO), Beschränkung (Art. 18 DSGVO) und auf Widerruf einer Einwilligung für die Zukunft. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Daneben steht Ihnen gemäß Art. 77 DSGVO das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Die für die Ludwig-Maximilians-Universität München zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (Internet: www.datenschutz-bayern.de).

Sollten Sie von Ihren Rechten Gebrauch machen wollen oder haben Sie Fragen, wenden Sie sich bitte an die zuständige Dienststelle für die Datenverarbeitung (s.o.). Diese prüft, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind und trifft dann die erforderlichen Maßnahmen.

Es gelten die Nutzungshinweise und Datenschutzinformationen in der jeweils geltenden Fassung zum Zeitpunkt der Nutzung von LMU-Chat.

Stand: September 2020